bab2

BAB II

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

II.1 Bagan Organisasi

Untuk mencapai tujuan yang diinginkan, maka sebuah perusahaan haruslah mengatur pembagian tugas perusahaan sedemikian rupa. Bentuk dari pembagian tugas itu dapat digambarkan ke dalam suatu struktur organisasi atau bagan organisasi, sistem yang akan dikomputerisasi ialah karyawan bagian produksi.

Analisis sistem Penggajian

Para pegawai tersebut merupakan tenaga kerja dimana pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh pegawai tersebut dibayarkan berdasarkan jumlah hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh pegawai.

Sistem penggajian bagian produksi ini melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan dan fungsi pengawas.

· Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan pegawai, penetapan tarif upah, promosi atau mutasi pegawai, penghentian pegawai dari pekerjaannya dan penetapan berbagai tunjangan, iuran serta potongan gaji pegawai.

· Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan perhitungan dan pembayaran gaji pegawai, fungsi pengawas bertanggung jawab atas pengawasan produksi yang meliputi distribusi tenaga kerja serta jumlah produksi yang dihasilkan oleh setiap pegawai , secara garis besar, sistem penggajian pegawai yang berlaku dapat dilihat pada gambar :

Gambar : Sistem Penggajian karyawan pada Toserba Mirota Gejayan Yogyakarta

Setiap karyawan diwajibkan untuk memasukkan kartu pada mesin pencatat waktu sebelum dan sesudah bekerja, kemudian pengawas mengumpulkan recorder (absensi) tiap karyawan dan memeriksa serta men-total jumlah jam kerja dan jam lembur tiap karyawan untuk dimasukkan dalam time record. Time card tersebut diserahkan pada staff personalia yang memindahkan data yang ada ke jurnal harian karyawan. Selain itu pengawas juga menghitung jumlah produksi yang dihasilkan oleh masing-masing produksi. Pada akhir periode (1 periode = 4 minggu), staff personalia akan menghitung jumlah gaji yang harus dibayarkan, berdasarkan data yang ada pada jurnal harian karyawan, daftar bonus, serta data karyawan ( untuk menentukan standar gaji kepada keuangan, yang bertugas membagikan gaji pada para karyawan. Staff keuangan juga bertanggung jawab dalam pembuatan kwitansi sebagai bukti tanda terima gaji.

II.2 Analisis Arus Informasi Dalam sistem

II.2.1 Diagram Alir Prosedur : Proses Penggajian karyawan

1. Level 0

2. Level 1

Sub Proses 1, Absen

Sub Proses 2, Perhitungan jam kerja

Sub proses 3, Penggajian Karyawan

II.2.2 Arus data sesudah komputerisasi

Diagram Alir data ( DFD )

Proses penggajian karyawan (setelah ada Sistem Informasi )

· Level 0

Level 1

Level 2

3. Proses perhitungan gaji

Level 0

Level 1

Level 2

Level 0

Proses Absensi

Level 1

Level 2

II.2.3 Kamus Data

Pada kamus data ( data dictionary ) ini, semua jenis data yang terlibat dalam proses yang terjadi, didefinisikan dan dikumpulkan dalam bentuk penyajian seperti berikut :

II. 3 Persiapan Data Contoh

NiK (f1) Nama Karyawan (f2) Alamat (f3) Agama (F4) Jenis Kelamin (f5) Status (f6) Pendidikan (f7) Tanggal Lahir (f8) Tanggal masuk kerja (f9) Jabatan (f10) Golongan (f11) Bagian (f12) Gaji Pokok (f13) Potongan SPSI (f14) Potongan Asuransi (f15) Iuran Koperasi Tunjangan Jabatan (f17) Tunjangan Lembur (f18) Bonus Prestasi kerja (f19) Total Gaji (f20) THR ( f21)	0001 Rizky H Jl. Garuda No. 555 Sidoarum V, YK Islam Laki-laki Duda Sarjana 01 January 1975 03 Maret 1996 Pimpinan 4D Produksi Rp. 250.000 Rp. 2.000 Rp. 5.000 Rp 20.000 Rp. 30.000 Rp. 10.000 Rp. 30.000
NiK Nama Karyawan Alamat Agama Jenis Kelamin Status Pendidikan Tanggal Lahir Tanggal masuk kerja Jabatan Golongan Bagian Gaji Pokok Potongan SPSI Potongan Asuransi Iuran Koperasi Tunjangan Jabatan Tunjangan Lembur Bonus Prestasi kerja	0002 Shinta Jl. Janti 43a Yogyakarta Khatolik Wanita Belum nikah Sarjana 4 April 1975 08 November 1997 Wakil Pimpinan 4C Produksi p. 200.000 Rp. 2.000 Rp. 5.000 Rp. 20.000 Rp. 25.000 Rp. 7.500 Rp. 20.000
NiK Nama Karyawan Alamat Agama Jenis Kelamin Status Pendidikan Tanggal Lahir Tanggal masuk kerja Jabatan Golongan Bagian Gaji Pokok Potongan SPSI Potongan Asuransi Iuran Koperasi Tunjangan Jabatan Tunjangan Lembur Bonus Prestasi kerja	0003 Ella Indah Prasasti Jl. Parangtritis No. 105 Yogyakarta Islam Wanita Nikah Diploma 18 Agustus 1978 16 Januari 1998 Sekretaris Manajer 3D Personalia Rp. 125.000 Rp. 2.000 Rp. 5.000 Rp. 20.000 Rp. 10.000 Rp. 5.000 Rp. 10.000

II.4 Perancangan Laporan

Output dalam Produk Sistem Informasi yang dapat dilihat pada rancangan sistem ini, output akan berupa Laporan untuk memberikan informasi mengenai berbagai masalah yang berhubungan dengan gaji dan kepegawaian. Dan output tersebuta akan ditampilkan nantinya pada layar monitor yang berupa tabel. Dan berbagai laporan tentunya dapat dicetak melalui printer. Adapun laporan-laporan yang dibutuhkan adalah :

· Laporan Karyawan per Bagian

· Laporan Karyawan keseluruan

· Laporan Daftar Gaji Karyawan

· Laporan Presensi Kerja

Maka Draf dari laporan tersebut adalah :

· Laporan Karyawan Perbagian

Kegunaan : Untuk mengetahui Identitas karyawan perbagian / Departemen.

Pemakai : Pimpinan Perusahaan.

Pengisi : Bagian Personalia.

Sumber data : Bagian Personalia.

Frekwensi : Tergantung Keinginan atau masalah yang ada

Rumus : -

Penyimpanan : f1 s/d f5 diambil dari karyawan.dbf

F10 diambil dari jabatan.dbf

Laporan Karyawan Keseluruan

Kegunaan : Untuk mengetahui Identitas karyawan keseluruan dalam perusahaan.

Pemakai : Pimpinan Perusahaan.

Pengisi : Bagian Personalia.

Sumber data : Bagian Personalia.

Frekwensi : Tergantung Keinginan atau masalah yang ada

Rumus : -

Penyimpanan : f1 s/d f5 diambil dari karyawan.dbf

F10 diambil dari jabatan.dbf

Laporan Presensi Kerja

Kegunaan : Untuk mengetahui prestasi dan kehadiran kerja karyawan.

Pemakai : Pimpinan Perusahaan.

Pengisi : Bagian Personalia.

Sumber data : Bagian Pengawas.

Frekwensi : Setiap hari kecuali hari libur atau hari besar.

Rumus : -

Penyimpanan : f1 dan f2 diambil dari karyawan.dbf

f10 diambil dari Jabatan.dbf

f12 diambil dari Bagian.dbF

II.5 Perancangan Formulir / Pengkodean

Dalam proses pengolahan data penggajian ini, dirancang input sebagai langkah awal dalam proses penggajian. Inputan merupakan bentuk dari dokumen dasar yang digunakan merupakan bentuk tampilan input pada layar monitor.

Form Data Karyawan

Gambar : Disain Form Data Karyawan

Pengisi Formulir : Petugas Personalia

Pemakai : Bagian personalia Perusahaan

Periode Masukan : Saat ada pegawai baru , atau saat membetulkan data pegawai

Frekwensi : Tidak tentu, biasanya hanya diperlukan pada saat awal komputerisasi

Penyimpanan : Pada file karyawan.dbf

Form Data Absen

Pengisi Formulir : Petugas Pengawas

Pemakai : Bagian personalia Perusahaan

Periode Masukan : Pada akhir jam kerja pegawai dalam satu hari

Frekwensi : Setiap hari

Penyimpanan : Absen.dbf

Form Golongan

Gambar Desain Form Golongan

Pengisi Formulir : Bagian Keuangan

Pemakai : Bagian Keuangan

Periode Masukan : Tidak tentu, jika ada perubahaan golongan dari atasan

Frekwensi : -

Penyimpanan : Golongan.dbf

Form Jabatan

Gambar Desain Form Jabatan

Pengisi Formulir : Bagian Keuangan

Pemakai : Bagian Keuangan

Periode Masukan : Tidak tentu, jika ada perubahaan Jabatan dari atasan

Penyimpanan : Jabatan.dbf

Form Bagian

Gambar Desain Form Bagian

Pengisi Formulir : Bagian Keuangan

Pemakai : Bagian Keuangan

Periode Masukan : Tidak tentu, jika ada perubahaan Bagian dari atasan

Frekwensi : -

Penyimpanan : Bagian.dbf

Form Potongan

Pengisi Formulir : Bagian Keuangan

Pemakai : Bagian Keuangan

Periode Masukan : Tidak tentu, jika ada perubahaan Potongan dari atasan

Frekwensi : -

Penyimpanan : Potongan.dbf

Form Penggajian Karyawan

Gambar Desain Form Penggajian Karyawan

Pengisi Formulir : Bagian Keuangan

Pemakai : Bagian Personalia Perusahaan

Periode Masukan : Akhir Bulan

Frekwensi : Setiap Bulan

Penyimpanan : Diambil dari Karyawan.dbf, Bagian.dbf, Jabatan.dbf, Golongan.dbf, Potongan.dbf, Absen.dbf

II.6 Perancangan Bentuk Layar Masukan

Bentuk Layar Masukan Data Karyawan

Bentuk Layar Masukan Absensi Kerja

Bentuk Layar Masukan Bagian

Bentuk Layar Masukan Jabatan

Bentuk Layar Masukan Golongan

Bentuk Layar Masukan Potongan

Bentuk Layar Masukan Penggajian Karyawan

II.7 Perancangan Basis Data

Model Data Logika ( MDL )

Model data logika adalah satu teknik untuk menjelaskan dengan baik struktur informasi dan aturan-aturan sebagai masukan pada proses perancangan database.

Pada terminasi model data logika, satu kerangka pandangan pemakai terdiri dari :

· Entity

· Relationship

· Kunci primer

· Kunci alternatif

· Kunci tamu

· Aturan kunci bisnis

MDL I : Mengidentifikasikan entity utama

Dari diagram arus data perusahaan diperoleh entity-entity utama untuk sistem pengendalian penggajian :

1. Karyawan : Berisikan Informasi mengenai Data-data karyawan

2. Bagian : Berisikan Informasi mengenai Bagian-bagian yang ada pada perusahaan tersebut dan nantinya berguna untuk menentukan karyawan bekerja pada bagian mana.

3. Golongan : Berisikan Informasi mengenai Golongan-golongan yang ada pada perusahaan tersebut dan juga nantinya menentukan karyawan tersebut golongan mana.

4. Jabatan : Berisikan Informasi mengenai Jabatan-jabatan yang ada pada perusahaan tersebut dan juga menentukan karyawan nantinya menjabat sebagai apa.

5. Potongan : Berisikan Informasi mengenai Potongan-potongan yang akan diterima oleh karyawan.

6. Absen : Berisikan Informasi mengenai Kehadiran kerja Karyawan yang dihitung setiap hari kerja , yang mana nantinya ini berguna untuk mendapatkan Bonus hasil prestasi kerja.

Gambar :

Perancangan MDL-1 : Entity

MDL-2 Menentukan Hubungan ( relationship) antar entity

Mencari Hubungan atau relasi antara ke enam entity atau file diatas maka kita dapatkan hubungan sebagai berikut :

· Satu Karyawan dapat mempunyai 30 absen yaitu selama 1 bulan lamanya berarti disini hubungannya yaitu One To Many

· Satu Golongan dapat dimiliki oleh banyak karyawan juga disini hubungannya adalah One To many.

· Satu Jabatan juga dapat dimiliki oleh banyak karyawan tetapi tergantung pada bagian mana karyawan tersebut bekerja, dan tidak boleh dalam satu bagian berarti disini hubungannya adalah One To many.

· Satu Bagian dapat banyak karyawan berarti disini hubungannya adalah One To Many.

· Satu potongan dapat dimiliki oleh banyak karyawan, ini juga hubungannya adalah One To Many.

MDL 3 Menentukan Kunci primer dan alternatif

Mendokumentasikan kunci primer untuk masing-masing entity

1. Karyawan : Primary key = NIK

Regular Key = kode_jbtn, kode_bgn, gol, kode

2. Bagian : Primary key = kode_bgn

3. Jabatan : Primary Key = kode_jbtn

4. Golongan : Primary Key = gol

5. Potongan : Primary Key = kode

6. Absen : Regular Key = nik, tgl_msk

Perancangan MDL-3 : Kunci Primer

MDL 4 Menetukan Kunci tamu

Pada tahap ini kunci tamu untuk masing-masing entity akan diidentifikasi dengan cara menyelidiki dan memeriksa relationship.

· Karyawan : Kunci tamu = kode_bgn, kode_jbtn, gol, kode

· Absen : Kunci tamu = NIK, tgl_msk.

Gambar

Perancangan MDL-4 : Kunci Tamu

MDL 5 Menentukan kunci aturan bisnis

MDL 6 Melengkapi semua Field yang diperlukan untuk penyelesaian ini, maka didapatkan hasil gambar sebagai berikut

Perancangan MDL-6 : Attribut Bukan Kunci

MDL 7 Validasikan aturan Normalisasi

Hasil rancangan sampai dengan MDL-6 ternyata telah memenuhi syarat sebagai MDL-7, atau dengan kata lain bentuknya telah ternormalisasi. Semua file telah memenuhi bentuk normal ketiga. Redudansi dan Inkonsistensi telah direduksi

MDL 8 Menentukan Domain

Keterangan :73

C adalah Character, C5 = character 5 Huruf

N adalah Numeric, N8 = Numeric 8 huruf

D adalah Date

DT adalah Date Time

II. 8 Perancangan Proses / menu

Program yang akan dibangun mempunyai menu dan sub-sub menu yang dapat digambarkan dalam bentuk bagan berjenjang sebagai berikut :

Gambar Menu Program

Menu Utama terdiri dari empat menu yaitu : FILE, REPORT, SETUP, HELP. Masing-masing Sub dari menu tersebut mempunyai Sub menu lagi.

Menu FILE yaitu terdiri dari sub Menu :

- Identitas Karyawan : Berfungsi untuk mengolah segala hal yang menyangkut Identitas karyawan.

- Presensi Kerja : Berfungsi untuk mengetahui Jumlah jam kerja atau kehadiran kerja Karyawan, ini juga berguna dalam menentukan apakah karyawan tersebut mendapatkan bonus.

- Exit : Berfungsi untuk keluar dari Program

Menu REPORT yaitu terdiri dari sub menu :

- Karyawan Perbagian : Berfungsi dalam menampilkan data karyawan per bagian atau per departemen.

- Karyawan Keseluruan : Berfungsi dalam menampilkan data-data karyawan secara keseluruan yang ada didalam perusahaan tersebut

- Penggajian Karyawan : Berfungsi dalam menampilkan Laporan gaji seluruh karyawan.

Menu SETUP yaitu terdiri dari sub menu :

- Gaji : berfungsi dalam mengolah data gaji berdasarkan bagian, golongan, jabatan, potongan.

- Passwords : berfungsi mengolah data paswords atau mengubah data paswords yaitu terdiri dari paswords awal program dan juga paswords Gaji.

Menu HELP yaitu terdiri dari sub menu :

About : Berfungsi dalam menampilkan Informasi Sistem.